關(guān)于佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作規(guī)定的通知

發(fā)布時(shí)間：2013-11-13

 佛科院辦〔2009〕9號

 

 學(xué)校各二級學(xué)院及相關(guān)部門：

為適應(yīng)我校教學(xué)檔案資料工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理,，更好地開發(fā)利用教學(xué)檔案資料信息資源,，為學(xué)校教學(xué)及各項(xiàng)管理工作服務(wù),，根據(jù)國家教育部印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部國家檔案局令第27號)和廣東省教育廳《轉(zhuǎn)發(fā)教育部國家檔案局令第27號的通知》（粵教辦〔2008〕145號），結(jié)合我校的實(shí)際情況,，經(jīng)討論,，制訂如下管理辦法，下發(fā)各部門請遵照執(zhí)行,。
　　一,、教學(xué)檔案資料移交接收辦法
　　1．每學(xué)年初（4月、10月）按時(shí)移交上學(xué)年教學(xué)檔案資料,，移交時(shí)須按要求移交應(yīng)該歸檔的檔案資料,，并同時(shí)備有一式二份移交清單，雙方查對核實(shí)簽字,，留一份教學(xué)檔案資料室存檔備查的清單須是原件,。
　　2．接收者須認(rèn)真負(fù)責(zé)清點(diǎn)檔案資料，對不該歸檔或無保存價(jià)值的檔案資料應(yīng)及時(shí)解釋并退還給二級學(xué)院,。
　　3．加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作,，及時(shí)收集具有利用價(jià)值的檔案資料，保持教學(xué)檔案資料的完整性,。
　　4．接收者負(fù)責(zé)對二級學(xué)院各門類教學(xué)檔案資料工作的檢查督促和指導(dǎo)工作,。
　　二、教學(xué)檔案資料查（借）閱利用辦法
　　1．凡因工作及學(xué)習(xí)需要,，均可到教學(xué)檔案資料室免費(fèi)借閱或復(fù)印有關(guān)資料。
　　2．借閱教學(xué)檔案資料者,，須履行審批,、登記、簽字和外借手續(xù),；原則上在閱覽室查閱,，原件一般不外借（特殊情況除外），可根據(jù)需要復(fù)印檔案資料,。
　　3．學(xué)生本人一般不能直接查閱相關(guān)檔案資料,、特殊情況需經(jīng)院、部,、系及教務(wù)處審批同意,，方可來教學(xué)檔案室查閱或復(fù)印資料。
　　4．借閱教學(xué)檔案資料需經(jīng)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)處審批,，校辦主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn),。
　　5．借閱教學(xué)檔案資料要特別保護(hù),，禁止涂改、勾畫,、拆散和抽換內(nèi)容,，確保檔案資料的安全和整潔，維護(hù)其歷史原貌,。
　　6．借閱期限為5至7天,。如超過上述規(guī)定時(shí)間的，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù),，特殊情況需要延期的,，報(bào)校辦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

序號	材 料 名 稱	保管期限		移交保 管地點(diǎn)
1	優(yōu)秀畢業(yè)論文匯編（選編）	長期		教學(xué)檔案室
2	本科畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）	長期		教學(xué)檔案室
3	本科畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）目錄匯編	長期		教學(xué)檔案室
4	全校各科考試,、緩考試卷（原始）及光盤 （醫(yī)學(xué)院、教育學(xué)院,、南海學(xué)院除外）	短期 （4年）		教學(xué)檔案室
5	畢業(yè)論文選題一覽表	長期		教學(xué)檔案室
6	教研課題結(jié)題材料	永久		教學(xué)檔案室
7	教研課題申報(bào)評審材料	永久		教學(xué)檔案室
8	教研課題申報(bào)書		長期	教學(xué)檔案室
9	教研課題立項(xiàng)書		永久	教學(xué)檔案室
10	教研課題立項(xiàng)評審材料		長期	教學(xué)檔案室
11	教師公開發(fā)表教研論文		長期	教學(xué)檔案室
序號	材 料 名 稱		保管期限	移交保管地點(diǎn)
12	校級重點(diǎn)課程結(jié)項(xiàng)材料及附件,，報(bào)告書		長期	教學(xué)檔案室
13	省級及校級教學(xué)成果獲獎(jiǎng)		永久	教學(xué)檔案室
14	畢業(yè)論文一覽表（佛科院）		長期	教學(xué)檔案室
15	畢業(yè)論文指導(dǎo)老師登記表		長期	教學(xué)檔案室
16	畢業(yè)論文摘要		長期	教學(xué)檔案室
17	課程設(shè)計(jì)論文		長期	教學(xué)檔案室
18	本校教學(xué)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同載體材料		長期	教學(xué)檔案室
19	《軟件設(shè)計(jì)》課程設(shè)計(jì)指導(dǎo)、大綱,、報(bào)告光盤等等		長期	教學(xué)檔案室
20	本科學(xué)生的學(xué)術(shù)論文		長期	教學(xué)檔案室
21	研究生畢業(yè)論文選編		永久	教學(xué)檔案室
22	研究生《軟件設(shè)計(jì)》課程設(shè)計(jì)指導(dǎo),、大綱、報(bào)告光盤等等		永久	教學(xué)檔案室
23	研究生畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）		永久	教學(xué)檔案室
24	研究生畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）目錄匯編		永久	教學(xué)檔案室
25	研究生課程設(shè)計(jì)論文		永久	教學(xué)檔案室
26	其它具有保存價(jià)值的材料		教學(xué)檔案室
1	校選修材料		長期	本部門
6	校級重點(diǎn)課程中期檢查考核表		長期	本部門
8	校級選修課申請材料		短期	本部門

序號	材料名稱	保管 期限	保管地點(diǎn)
1	監(jiān)考人員情況申請表	短期	本部門
2	期考監(jiān)考安排表	短期	本部門
3	期考管理材料	長期	本部門
4	教學(xué)安排材料	短期	本部門
5	各學(xué)院教學(xué)日歷（任選課,、各專業(yè)）	長期	本部門
6	畢業(yè)實(shí)習(xí)計(jì)劃/實(shí)習(xí)總結(jié)	短期	本部門
7	實(shí)踐調(diào)查報(bào)告集	短期	本部門
8	考試安排通知	臨時(shí) 保存	本部門
9	各類短訓(xùn)班、專業(yè)證書班學(xué)員有關(guān)材料	長期	本部門
10	考試安排材料	短期	本部門
11	課室使用一覽表	短期	本部門
12	學(xué)生平時(shí)考試成績	臨時(shí)保存	本部門
13	各年級,、各學(xué)院考場情況登記表	短期	本部門
14	聽課記錄	長期	本部門
15	見習(xí)鑒定表,、計(jì)劃、總結(jié)及報(bào)告	短期	本部門
16	實(shí)習(xí)教案	長期	本部門
序號	材料名稱	保管 期限	保管地點(diǎn)
17	生產(chǎn)實(shí)習(xí),、見習(xí)報(bào)告	短期	本部門
18	優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告	短期	本部門
19	普通話推廣宣傳,、測試及調(diào)查等材料	短期	本部門
20	普通話教學(xué)成果	長期	本部門
21	社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐材料	短期	本部門
22	期未考試數(shù)據(jù)光盤(全校計(jì)算機(jī)公共課程補(bǔ)考)	長期	本部門
23	重考成績（原始）	短期	本部門
24	畢業(yè)前重考成績（原始）	短期	本部門
25	緩考成績（原始）	短期	本部門
26	軍訓(xùn)考勤表,、成績表,、鑒定表	長期	本部門
27	考試成績登記表（電子,、公共課等）	短期	本部門
28	其它具有保存價(jià)值的材料	備查	本部門