佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院儀器設(shè)備類檔案管理辦法
發(fā)布時(shí)間：2013-11-13
佛科院〔2012〕98號(hào)
第一章 總 則
第一條 為了進(jìn)一步夯實(shí)儀器設(shè)備類檔案（以下簡(jiǎn)稱設(shè)備檔案）的基礎(chǔ)工作，提高設(shè)備檔案的質(zhì)量和管理水平,，確保設(shè)備檔案的完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)和安全,，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在我校教學(xué),、科研及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等工作中應(yīng)有的作用,，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年）等有關(guān)法律,、法規(guī)的精神,，并結(jié)合我校的實(shí)際情況，特制定本辦法,。
第二條 凡是作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器,、設(shè)備，在其購(gòu)置,、驗(yàn)收,、調(diào)試、運(yùn)行,、管理,、維修、改造,、報(bào)廢等活動(dòng)過程中形成的,、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表,、聲像等文件材料和實(shí)物（包括相應(yīng)必要的電子文件）,，以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案。學(xué)校資產(chǎn)管理部門為設(shè)備檔案歸檔文件整理單位,。
第三條 設(shè)備檔案的管理,，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,，確保完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、安全，便于開發(fā)和利用,。
第四條 設(shè)備檔案是國(guó)家的重要技術(shù)儲(chǔ)備,，是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理工作之中,，與設(shè)備計(jì)劃管理,、設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證儀器設(shè)備文件材料（下簡(jiǎn)稱設(shè)備文件材料）的完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備管理部門的職責(zé)之一,。
第五條 學(xué)校資產(chǎn)管理部門應(yīng)有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作,，并確定合適的檔案人員，協(xié)同學(xué)校檔案管理中心認(rèn)真做好設(shè)備檔案的積累,、組卷和移交工作,。
第六條 努力實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案工作由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理的方向轉(zhuǎn)變，逐步采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段,，大力開發(fā)檔案信息資源,，為學(xué)校的教學(xué)和科研工作服務(wù)。
第七條 相關(guān)部門在布置,、檢查,、總結(jié)工作時(shí)，要同時(shí)布置,、檢查,、總結(jié)設(shè)備檔案管理工作。把設(shè)備檔案工作納人專（兼）職檔案員的崗位責(zé)任制,，設(shè)備檔案工作質(zhì)量的好壞應(yīng)與專（兼）職檔案員的考核,、調(diào)級(jí)、晉升直接掛鉤,。
第二章 歸檔范圍的確定
第八條 歸檔原則
1．須歸檔的設(shè)備管理工作和在儀器設(shè)備申購(gòu),、驗(yàn)收、使用,、維修,、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中所形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有研究?jī)r(jià)值、參考價(jià)值和憑證作用,。
2．歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購(gòu)到報(bào)廢的全過程,，保證完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),。
3．歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系,，必須與實(shí)物一致并有成套性,。
4．作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國(guó)產(chǎn)、進(jìn)口的高,、精,、尖、新,、稀的儀器設(shè)備,，均須歸檔,。
第九條 歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)
1．歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理,、儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收,、安裝調(diào)試,、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等六個(gè)方面,，具體范圍見《儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表》,。
2．歸檔的重點(diǎn)是價(jià)值5萬元以上的儀器設(shè)備在各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣,。
3．本校自制,、作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外,，其余均按儀器設(shè)備類檔案要求處理,。
第十條 不歸檔的文件材料
1．上級(jí)普發(fā)（非專指高校）的文件。
2．未定稿的管理性文件材料,。
3．未生效的合同,、協(xié)議書。
4．重份文件,。
5．無查考價(jià)值的一般性函件,。
6．儀器設(shè)備廣告、宣傳材料,、定貨會(huì),、展銷會(huì)宣傳品。
以上不歸檔材料如認(rèn)為必要,，也可自行作資料暫存,。
第三章 立卷歸檔
第十一條 材料的形成與積累
1．學(xué)校資產(chǎn)管理部門是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成積累,、匯總部門，必須有專（兼）職檔案員集中管理本校的設(shè)備文件材料,。學(xué)校的設(shè)備計(jì)劃,、采購(gòu)供應(yīng)和保管使用等環(huán)節(jié)，都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備文件的積累與管理工作,。
2．各歸檔文件整理部門的專（兼）職檔案員的根據(jù)本單位歷年文件材料的形成規(guī)律,，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容，參照《儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表》,，編制案卷類目,。
3．各歸檔文件整理單位的專（兼）職檔案員，平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作,，根據(jù)案卷類目分別歸檔,。
4．從申購(gòu)設(shè)備到驗(yàn)收完畢(進(jìn)口設(shè)備到索賠期滿)過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均歸入設(shè)備管理部門負(fù)責(zé),，專（兼）職檔案員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備文件材料收集,、積累、歸檔并移交學(xué)校檔案管理中心,。
5．設(shè)備保管使用部門要負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料以及設(shè)備開箱,、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文件材料的收集,、積累并及時(shí)整理登記,，移交設(shè)備管理部門。
6．重大設(shè)備的開箱驗(yàn)收必須有學(xué)校檔案部門人員參加,，以監(jiān)督,、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點(diǎn),、驗(yàn)收工作,，并在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字、蓋章,。對(duì)文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備,，有權(quán)拒絕簽字并通知財(cái)務(wù)部門暫緩結(jié)算，待供貨商補(bǔ)齊后,，方可辦理相應(yīng)手續(xù),。（此條款是根據(jù)原國(guó)家教委辦公廳1994年1月發(fā)布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中《高等學(xué)校儀器設(shè)備檔案工作規(guī)范》的要求及根據(jù)2008年中國(guó)高等教育出版社出版的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第九章節(jié)的規(guī)定）
7．檔案管理中心應(yīng)隨時(shí)了解、督促,、檢查,、指導(dǎo)專（兼）職檔案員做好設(shè)備文件材料的積累工作。
8．學(xué)校各級(jí)設(shè)備使用部門的負(fù)責(zé)人，要認(rèn)真抓好設(shè)備文件材料的形成,、積累,、管理工作，科技人員和實(shí)驗(yàn)人員要愛護(hù)設(shè)備的技術(shù)文件,，對(duì)設(shè)備的使用,、維修和改造做到有變動(dòng)就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整,、系統(tǒng),、準(zhǔn)確。
9．歸檔的設(shè)備文件材料應(yīng)保持字跡工整,、格式統(tǒng)一,、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》（書寫時(shí)必須用黑色字跡鋼筆書寫,，嚴(yán)禁用圓珠筆,、水彩筆、鉛筆等）,。
10．設(shè)備文件材料一般歸檔一份,，重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。
第十二條 整理組卷
1．設(shè)備檔案堅(jiān)持由設(shè)備文件材料形成部門立卷的原則,。設(shè)備驗(yàn)收完成和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后,，設(shè)備計(jì)劃、采購(gòu)供應(yīng)部門的專（兼）職檔案員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備管理文件材料整理組卷,。
2．儀器設(shè)備文書類檔案以件為單位進(jìn)行整理；項(xiàng)目檔案以卷為單位進(jìn)行整理,。
3．根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容,、價(jià)值、數(shù)量和載體形式等實(shí)際情況,，在堅(jiān)持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下,，將每項(xiàng)設(shè)備的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷,。
4．將最能反映設(shè)備購(gòu)置概況的文件材料,，如申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件,、論證文件,、投資文件、訂購(gòu)合同,、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度,，依次系統(tǒng)排列,。
5．引進(jìn)儀器設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀,，不予拆除,。
6．設(shè)備文件材料采用卷裝、盒裝2種保管形式,，圖件按四號(hào)圖紙規(guī)格,，疊成手風(fēng)琴式。引進(jìn)設(shè)備文件用卷,、盒保管有困難的,，可按其自然狀態(tài)保管。
7．認(rèn)真填寫卷內(nèi)文件目錄,、備考表,、案卷封面。擬定案卷封面各欄目,，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明,、準(zhǔn)確。對(duì)進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題,，控制在100個(gè)字符以內(nèi),。每個(gè)案卷組成以后，都應(yīng)填寫備考表,，寫明本案卷圖紙和文件材料的總頁數(shù),，并對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確程度,、損壞,、缺少情況加以說明。日后案卷內(nèi)的圖紙和文字材料需要變更,、修改時(shí),，由檔案管理人員隨時(shí)在備考表上注明。
8．設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料,，除密不可分者外,，應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明參見號(hào),。
9．卷內(nèi)的文件材料按文字材料在前,，圖表在后的要求排列。
10．拆除卷內(nèi)文件中的金屬物,，用線裝訂,，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ),，對(duì)引進(jìn)設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀,。
11．全部設(shè)備文件無論單面或雙面,，只要是有效書寫符號(hào)的，每面均為1頁,，每卷頁號(hào)均從1開始,，頁號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角，對(duì)不裝訂卷,，在每件文件加蓋有單位名稱,、檔號(hào)、件號(hào)的戳記章并依次編寫件號(hào),。
12．確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限,，對(duì)最能反映設(shè)備購(gòu)置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告,、批復(fù)文件,、論證文件、投資文件,、訂購(gòu)合同,、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等,，定為30年保管,。設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件,，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的,，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限定為與設(shè)備共存,。
13．設(shè)備檔案的密級(jí),，除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定密級(jí)外，設(shè)備檔案文件材料原則上無密級(jí),。
第十三條 歸檔移交
1．設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間為設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用2個(gè)月后，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿2個(gè)月后,，每學(xué)期末集中移交一次,其他為次年3月底以前,。
2.資產(chǎn)管理部門的專（兼）職檔案員，填寫移交目錄,。內(nèi)容包括設(shè)備文件材料名稱,、份數(shù)、移交時(shí)間,。移交目錄一式二份,。將移交目錄連同案卷送部門負(fù)責(zé)人審查,，再向檔案檔案管理中心歸檔。歸檔時(shí)雙方簽字,，各持一份備查,。
3.需要補(bǔ)充的文件材料整理后應(yīng)及時(shí)向檔案管理中心移交，若需要對(duì)檔案管理中心歸檔的文件材料進(jìn)行修改,，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),。
第四章 設(shè)備檔案的管理
第十四條 分類編號(hào)
1．根據(jù)《中國(guó)檔案分類法——教育檔案分類表》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》關(guān)于檔號(hào)的編制原則、設(shè)備檔案文件材料的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn),，我校設(shè)備檔案檔號(hào)的分類由一,、二、三級(jí)類目代號(hào)組成,。
2．按單項(xiàng)設(shè)備設(shè)置三級(jí)類目,，即有若干個(gè)設(shè)備設(shè)置若干個(gè)三級(jí)類目。
3．設(shè)備檔案檔號(hào)=年度號(hào)+設(shè)備檔案分類號(hào)（三級(jí)：SB12·12代表行政經(jīng)費(fèi)的儀器設(shè)備,，SB12·13代表教學(xué)經(jīng)費(fèi)的儀器設(shè)備,，SB12·14代表科研經(jīng)費(fèi)的儀器設(shè)備）+案卷號(hào)。年度用儀器設(shè)備購(gòu)置的年度,。
模式如下：
20XX-SBXX·XX-1～n
?。?）20XX代表年度。
?。?）一級(jí)類目代號(hào)“SB”代表設(shè)備檔案,。
（3）二級(jí)類目代號(hào)XX中,，“11”代表綜合管理,，“12”代表項(xiàng)目管理。
?。?）三級(jí)類目代號(hào)XX,，“11”代表項(xiàng)目的綜合管理；“12”,、“13”,、“14”代表經(jīng)費(fèi)來源不同的設(shè)備項(xiàng)目。
?。?）1～n代表案卷號(hào),。
第十五條 學(xué)校檔案管理中心對(duì)已接收的案卷，要認(rèn)真做好編目,。
1．在案卷背脊上填寫檔號(hào),，也可另外貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿距底邊40毫米,。
2．按分類原則編制儀器設(shè)備類檔案檔號(hào),。
3．在案卷的脊背檔號(hào)欄處書寫檔號(hào),。
4．依據(jù)GB3792.5—85《檔案著錄規(guī)則》著錄設(shè)備檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄,。
5．將著錄數(shù)據(jù)及時(shí)存貯到檔案管理系統(tǒng)中,，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。
第十六條 同一種類相同型號(hào)的設(shè)備,，建檔時(shí),，只需一套完整資料即可，同時(shí)在備考表內(nèi)注明相同設(shè)備所使用的用戶,。
第十七條 按規(guī)定把目錄油印在案卷封面及脊背上,，并及時(shí)做好庫(kù)房上架工作。
第十八條 設(shè)備檔案按年度——三級(jí)類目橫向排列,；并將案卷按檔號(hào)順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下,，從左到右豎立排放。
第十九條 檔案的保管要求,、鑒定,、銷毀、統(tǒng)計(jì)按《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》第二章第九條,、第十條執(zhí)行,。
第二十條 檔案管理中心應(yīng)健全檔案的借閱制度,，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限,、期限、數(shù)量等事項(xiàng),，并作好借閱,、利用效果的登記。
第二十一條 本辦法自公布之日起實(shí)施,，過去與此相抵觸的有關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止,。檔案管理中心負(fù)責(zé)解釋本辦法。
附件：佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表
佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院
2012年11月28日
附件：
佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表
SB11 綜合
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序號(hào)
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類目名稱
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保管期限
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1
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上級(jí)有關(guān)儀器,、設(shè)備,、物質(zhì)管理工作的文件
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30年
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2
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設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告,、總結(jié),、調(diào)查材料儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度
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30年
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3
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儀器,、設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案
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30年
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4
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儀器,、設(shè)備移交清冊(cè)及設(shè)備儀器報(bào)廢,，調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)
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30年
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5
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儀器,、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料
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30年
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6
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其他有保存價(jià)值的文件材料、聲像材料和實(shí)物
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永久或30年
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SB12 儀器設(shè)備項(xiàng)目
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序號(hào)
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類目名稱
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保管期限
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1
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申購(gòu)報(bào)告,、計(jì)劃,、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等）
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30年
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2
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上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示
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30年
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3
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定購(gòu)合同（復(fù)印件）和會(huì)議紀(jì)要,、記錄等
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30年
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4
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進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件
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30年
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5
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開箱記錄及裝箱單
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30年
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6
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安裝,、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單
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30年
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7
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驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料
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30年
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8
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索賠來往函件及結(jié)果文件,、重大事故的調(diào)查分析及處理意見
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30年
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9
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設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料
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與設(shè)備共存
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10
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使用,、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷書）
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與設(shè)備共存
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11
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重大事故的調(diào)查分析及處理意見
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與設(shè)備共存
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12
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技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料
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與設(shè)備共存
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13
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其他有價(jià)值的文件材料
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30年
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