關(guān)于2023年應(yīng)歸檔案材料移交的通知

發(fā)布時(shí)間：2023-03-26

校內(nèi)各部門：

  檔案真實(shí)地記錄學(xué)校發(fā)展歷程,，保存學(xué)校歷史記憶,，服務(wù)學(xué)校中心工作,，是學(xué)校的寶貴財(cái)富,。為確保學(xué)校檔案及時(shí),、完整歸檔,，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、學(xué)?！稒n案綜合管理辦法》等相關(guān)規(guī)定,，檔案管理中心將開展2022年度學(xué)校應(yīng)歸檔案材料收集工作，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一,、2022年度應(yīng)歸綜合檔案材料移交要求

1.把各類應(yīng)歸檔文件材料（包括各部門,、各二級(jí)學(xué)院的文件材料、空白試卷和學(xué)籍材料,、已通過驗(yàn)收的基建和設(shè)備項(xiàng)目材料,，財(cái)會(huì),、出版、外事類等材料）的原件和實(shí)物（包括集體在市廳級(jí)及以上獲得的獎(jiǎng)狀,、獎(jiǎng)牌,、獎(jiǎng)杯和錦旗、紀(jì)念意義重大的贈(zèng)品,、留言冊(cè)及墨寶等）交到綜合檔案整理室,。地點(diǎn)：江灣校區(qū)圖書館四樓檔案管理中心406室。其中：(1)校辦黨辦,、組織部,、紀(jì)委辦、宣傳部,、保衛(wèi)處,、工會(huì)、團(tuán)委,、人力資源處,、國際合作與交流出、后勤處,、離退休工作處,、學(xué)報(bào)編輯部等部門形成的檔案材料移交給黃少鈺老師。聯(lián)系電話：83961656,，18033215885,。（2）研究生學(xué)院、教務(wù)處,、招生就業(yè)指導(dǎo)中心,、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、國有資產(chǎn)管理處,、計(jì)財(cái)處,、成教處、基建處等部門的檔案材料,、實(shí)物以及各二級(jí)學(xué)院的空白試卷移交給王慶雨老師,。聯(lián)系電話：83960625，13928672139,。

2.把科研材料及照片（含各學(xué)院紙質(zhì)學(xué)生畢業(yè)照,；各部門重要活動(dòng)的紙質(zhì)或數(shù)碼照片等）、光盤,、錄音,、錄像等聲像材料移交給綜合檔案查檔室鄧羽老師。地點(diǎn)：江灣校區(qū)圖書館一樓檔案管理中心101室,。聯(lián)系電話：82983512,。

3.各職能部門,、學(xué)院部分重點(diǎn)移交的文字、實(shí)物檔案清單見2023年職能部門,、學(xué)院應(yīng)重點(diǎn)移交的綜合檔案材料清單（附件）,。

4.移交時(shí)間：請(qǐng)各部門、學(xué)院按照移交要求,，把2022年度（2022年1月1日至2022年12月31日）應(yīng)歸檔案材料整理好,，填好一式二份的移交清單，集中在4月3日—7日期間移交到檔案管理中心相關(guān)科室,。

二,、應(yīng)歸檔人事檔案材料移交要求

根據(jù)《佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院干部人事材料歸檔管理規(guī)定》（佛科院檔［2017］4號(hào)）的要求，請(qǐng)各部門把應(yīng)歸檔的人事材料整理好,，從即日起預(yù)約時(shí)間,，交到龐海燕老師處（江灣校區(qū)圖書館檔案管理中心403人事檔案室，辦公電話：82771377）,。重點(diǎn)收集部門為紀(jì)檢,、組織、統(tǒng)戰(zhàn)部（紀(jì)律檢查,、監(jiān)察和行政管理等工作中形成的處分決定,、查證核實(shí)材料、本人對(duì)處分決定的意見和檢查交待材料等材料,、處級(jí)干部年度考核表,、為期兩個(gè)月以上的培訓(xùn)材料、入黨材料,，加入或退出民主黨派的材料,、表彰材料、干部任免材料,、干部試用期滿審批表,、出國（境）材料、代表會(huì)議材料等）,、人事處（履歷材料,、處級(jí)以下年度考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料,、職稱或?qū)I(yè)資格材料,、反映科研學(xué)術(shù)水平材料,、為期兩個(gè)月以上的培訓(xùn)材料,、表彰材料、工資材料,、調(diào)動(dòng)材料,、退休材料,、錄（聘）用和辭職（退）材料等）。

三,、本科生畢業(yè)論文,、試卷等教學(xué)檔案資料移交要求

各學(xué)院要提交本科生畢業(yè)論文、試卷等教學(xué)檔案資料,。根據(jù)《佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院本科課程考試工作管理的規(guī)定》(佛科院教[2017]46號(hào)文）第四十五條規(guī)定：教輔人員應(yīng)以班為單位,，按學(xué)生序號(hào)將試題（含答題冊(cè)）以及參考答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、成績登記表,、成績分析表,、試卷封面等一同裝訂成冊(cè)。試卷封面由教務(wù)處統(tǒng)一印制,，試卷封面信息（如學(xué)年,、學(xué)期、學(xué)院,、專業(yè),、年級(jí)、考試科目,、任課教師,、日期等）由任課教師或教輔人員填寫。第四十六條規(guī)定：裝訂成冊(cè)試卷為學(xué)校重要的教學(xué)檔案,，由學(xué)校檔案中心統(tǒng)一存檔,、保管，有條件的二級(jí)學(xué)院也可以自行存檔,、保管,。試卷的存檔、保管期限為5年,。

即日起請(qǐng)各學(xué)院先預(yù)約,，把本科生畢業(yè)論文、試卷等教學(xué)資料交到江灣校區(qū)圖書館4樓檔案管理中心404室,。聯(lián)系人：王慶雨老師,。聯(lián)系電話：83960625，13928672139,。

附件：2023年職能部門,、學(xué)院應(yīng)重點(diǎn)移交的綜合檔案材料清單（具體見學(xué)校OA）

檔案管理中心

2023年3月6日