黨政辦公室
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時間：2024/05/24
第一章 總 則
第一條 為使我校黨政機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），結合我校實際，制定本規(guī)定。
第二條 黨政機關的公文，是黨政機關在進行管理過程中所形成的具有約束力和規(guī)范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 黨政公文處理應貫徹黨政分工的原則。各級領導和辦文人員要增強公文意識，樹立高度責任感，嚴格辦文程序和制度。
第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第六條 學校辦公室是公文處理的管理機構，主管本校公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。
第二章 公文種類
第七條 學校常用的公文種類有以下幾種
（一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
（二）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。
（三）通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況
（四）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（五）報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。
（六）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
（七）批復。適用于答復下級機關請示事項。
（八）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等。
（九）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（十）會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第八條 公文格式包括文面格式、排版格式、用紙格式和裝訂格式四大部分內容。文面格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。
第九條 公文眉首一般包括發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人等內容。
（一）發(fā)文機關標識 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成，用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷，置于眉首上部，發(fā)文字號之上，居中。兩個以上機關聯(lián)合行文，主辦機關應排列在前。我校黨政公文分別使用“中共佛山科學技術學院委員會文件”和“佛山科學技術學院文件”的公文紙行文，校內其他二級單位以部門名義編發(fā)表彰及通知等公文，公文眉首統(tǒng)一使用套紅居中印有本單位名稱的信箋紙，不印“文件”字樣。
（二）發(fā)文字號 包括機關代號、年份、順序號，置于文件名稱之下、橫線之上、居中。我校以二級單位名義發(fā)文，發(fā)文字號統(tǒng)一置于橫線之下右角。
（三）秘密等級 秘密文件應分別準確標明“絕密”、“機密”、“秘密”等秘密等級，標于眉首右上角。
（四）緊急程度 對公文送達和辦理的時間要求。緊急程度一般分為“急件”、“特急”兩種，標于眉首右上角，列密級之下。
（五）簽發(fā)人 上行文應當標注簽發(fā)人姓名。向上級機關報送的文件，要由主要負責人簽發(fā)；主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文字號的右側。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
第十條 公文主體部分一般包括標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識等。
（一）公文標題 由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題一般應當標明發(fā)文機關，要準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題一般用紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
（二）主送機關 主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。置于標題之下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。
（三）公文正文 正文是公文的主體，要求情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。公文正文置于主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
（四）附件 附件是正文的補充說明或有關參考資料。附件應當使用阿拉伯數(shù)字說明順序和名稱，附件位置在正文下空1行，左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。
（五）成文時間 署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。法規(guī)性公文，署批準日期。成文時間用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
（六）公文生效標識 對于單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm—4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
聯(lián)合行文應標明發(fā)文機關，并將主辦機關排列在前。需要加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3 mm。如公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
第十一條 版記包括抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間等。公文為函件時，版記只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等，且不注印發(fā)機關和印發(fā)時間。版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。
（一）抄送機關 抄送機關是指除主送機關外，其他需要執(zhí)行和知曉公文的機關單位。抄送機關在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
（二）印發(fā)機關和印發(fā)時間。印發(fā)機關和印發(fā)時間置于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印關機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。
第十二條 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《黨政機關公文格式》2012年版。公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十四條 行文應當確有必要，注重效用。
第十五條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送直接上級單位。
第十六條 請示應該一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。
第十七條 各黨政部門上報學校領導的請示、報告等公文，必須先送交學校辦公室，由學校辦公室登記后，代為轉送相關校領導閱批，不得直接送呈學校領導。
按規(guī)定應由主管部門審批或先行審核的有關事項，應當先報送主管部門處理，不得越過主管部門直接向校主管領導請示。
第五章 公文擬制
第十八條 發(fā)文辦理是指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括起草、審核、簽發(fā)等程序。
第十九條 草擬公文應當做到：
1．符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定以及學校的相關規(guī)定等。要切實可行并加以說明。
2．情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。
3．公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
4．擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
5．人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
6．結構層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（l）”。
7．應當使用國家法定計量單位。
8．文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
9．公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請分管校領導協(xié)調或裁定。
第二十一條 以學校名義發(fā)文，公文送黨政領導簽發(fā)之前，應當由學校辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規(guī)定等。
第二十二條 以學校名義制發(fā)的黨政上行公文，分別由黨委書記和校長簽發(fā)；以學校名義制發(fā)的平行文和下行文，由分管校領導簽發(fā)，但重要的平行文和下行文仍要根據(jù)黨政分工，分別由黨委書記和校長簽發(fā)。
第二十三條 公文正式印制前，文秘部門應當進行復核校對，重點是審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，語言文字和標點有無錯漏等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。
第六章 公文辦理
第二十四條 收文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第二十五條 收到上級機關或平行單位或不相隸屬單位的來文，文秘部門應當拆封、登記、編號、加蓋收文章，通過OA分送學校辦公室主任和相關人員閱批。校領導親收件，交本人拆封。
第二十六條 文秘人員應根據(jù)辦公室主任的擬辦意見分別將來文提交分管校領導批示或有關部門閱辦。上級機關發(fā)來的密碼電報和密級文件，根據(jù)學校領導閱批的范圍，由文秘人員通知有關人員來保密室或機要室閱看。
第二十七條 閱批人和承辦部門收到來文或交辦的公文后應當及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。
第二十八條 批辦的公文涉及兩個以上單位，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，報請分管校領導協(xié)調或裁定。
第二十九條 審批公文時，對有具體請示事項或必須有明確態(tài)度的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。
第三十條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十一條 公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十二條 歸檔范圍的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。
第三十三條 學校所有黨政公文的原件均由學校辦公室整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復印件或其他形式的公文副本。
第三十四條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。
第三十五條 擬制、修改和簽批公文所有痕跡均需存檔。
第八章 公文管理
第三十六條 公文由學校辦公室或專職文秘、檔案人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第三十七條 標有密級的公文，一律不準復印或翻印。
第三十八條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關的證明章。
第三十九條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。
第四十條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室主任批準，可以銷毀。
第四十一條 銷毀公文要到指定的場所；銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷；銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。檔案的銷毀按照保存時限規(guī)定，經(jīng)檔案鑒定領導小組鑒定后，按規(guī)定的程序到指定的場所辦理。
第四十二條 單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定交檔案部門。工作人員調離工作時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附 則
第四十三條 上級業(yè)務主管部門對其公文管理、歸檔等另有要求的，按上級業(yè)務主管部門規(guī)定辦理。
第四十四條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，佛科院辦〔2006〕15號文同時廢止。我校其他有關公文處理的規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。
第四十五條 本規(guī)定由學校辦公室負責解釋。
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