佛山科學技術學院檔案綜合管理辦法

發(fā)布時間：2023-10-26

               （修訂）

        （2023年6月25日校長辦公會議通過）

第一章    總  則

第一條  為了進一步推進學校檔案管理工作規(guī)范化,、科學化和信息化建設,，有效地保護和利用檔案,，充分發(fā)揮檔案在資政育人中的作用,，根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國教育部,、國家檔案局令第27號《高等學校檔案管理辦法》等文件精神,，結合學校實際，制定本辦法,。

第二條  佛山科學技術學院檔案是指學校從事招生,、教學、科研,、管理等活動直接形成的對學生,、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表,、聲像等不同形式,、載體的歷史記錄,。

第三條  檔案工作是學校教學,、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎工作之一，必須做到“三納入”,、“四同步”,，即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度,，納入有關人員的職責范圍,；在布置、檢查,、總結,、驗收各項工作的同時，布置檢查,、總結驗收檔案工作,。

第四條  集中統(tǒng)一管理全校黨群、行政,、學生,、教學、科研,、產品,、招投標、基建,、設備,、出版、外事,、財會,、聲像、實物,、名人等檔案,，確保完整、準確,、系統(tǒng)和安全,，便于開發(fā)利用。

第五條  學校檔案工作實行科學管理,，檔案工作應納入學校信息管理網絡,，采用先進技術，與學校的信息化整體建設同步發(fā)展,，以便充分發(fā)揮庫藏檔案資源的信息作用,，為滿足學校和社會的需要提供優(yōu)質服務。

第二章  領導體制機構設置

第六條  學校設立檔案管理中心（下簡稱中心）,，按照《高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定,，檔案工作由學校校長直接分管,。學校根據檔案工作的實際情況，配備足夠的專職檔案干部,，業(yè)務上受廣東省檔案局和佛山市檔案局監(jiān)督,、指導、檢查,。中心既是學校檔案工作的職能管理部門,，又是永久保存和提供利用學校各類檔案的科學文化事業(yè)機構。各職能部門和二級學院分別由一位領導分管檔案工作,，并設一名兼職檔案員,。

第七條  中心的主要職責是：

（一）宣傳、貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令,、政策和規(guī)定,，規(guī)劃全校檔案工作,并完成上級主管機關下達的有關檔案業(yè)務工作。

（二）制訂和組織實施學校檔案工作的規(guī)章制度,，加強檔案工作的規(guī)范化,、標準化建設，提高檔案的綜合管理水平,。

（三）負責規(guī)劃,、協調全校檔案工作，并負責對學校各部門檔案工作進行業(yè)務指導,、監(jiān)督和檢查,。

（四）負責接收（征集）、整理,、分類,、鑒定、統(tǒng)計和保管全校各類檔案及有關資料,。

（五）嚴格執(zhí)行國家《保密法》和學校保密制度,。

（六）開展檔案的開放和利用工作，做好檔案的借閱查閱工作,；編制檢索工具,，編寫檔案參考資料。積極開發(fā)檔案信息資源,，為學校各項工作服務,，為社會服務。

（七）維護檔案的完整與安全,，做好檔案的安全防范和技術保護工作,。

（八）負責組織學校專兼職檔案人員的業(yè)務學習與培訓。

（九）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動,。

（十）積極參加檔案工作協作,開展檔案學術研究和交流活動,。

（十一）圍繞學校中心工作,，服從服務于學校發(fā)展大局。

第三章  檔案隊伍建設

第八條  學校檔案工作人員列入學校事業(yè)編制,。檔案隊伍包括專、兼職檔案工作人員,。

第九條  學校各級領導應為檔案人員提高政治思想素質,、業(yè)務工作水平和生活待遇創(chuàng)造條件，關心他們的工作,、思想和生活,。檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術人員，其職稱和待遇,，應按國家有關規(guī)定執(zhí)行,。

第十條  專職檔案干部素質要求

（一）檔案部門配備中共黨員、具有?？埔陨衔幕胶鸵欢▽I(yè)知識,、年齡結構合理、數量足夠的專職檔案干部,。

（二）檔案工作人員必須堅持四項基本原則,，認真執(zhí)行黨和國家方針政策，嚴格遵守《高校檔案工作制度》,，公正廉潔,、嚴守黨和國家機密。

（三）檔案工作人員要愛崗敬業(yè),，忠于職守,、埋頭苦干，認真學習檔案業(yè)務知識,、現代化管理知識及其他自然科學,、社會科學方面的知識，熟悉本校歷史和檔案業(yè)務情況,，全心全意為師生服務,。

（四）檔案工作人員屬專業(yè)技術人員，按規(guī)定實行專業(yè)技術職務聘任制,，各級領導要加強對檔案干部的教育,、培養(yǎng)和考核。

（五）檔案人員調離或退休時,，要嚴格履行檔案交接手續(xù),，交接手續(xù)完備，方可離崗,。

第十一條  兼職檔案員的職責：

（一）配合中心宣傳,、貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作法令,、政策和規(guī)定及學校的檔案工作規(guī)章制度。

（二）在本部門領導和中心的指導下,，實施學校檔案工作計劃,、規(guī)劃。

（三）負責本部門,、本專業(yè)產生形成的檔案材料的收集積累,、整理、移交和歸檔等工作,。

第四章  經費,、庫房和設備

第十二條  學校檔案工作所需經費應單獨立項，按照有關的規(guī)定,，列入學校預算,，統(tǒng)籌解決。

第十三條  庫房建設

學校應遵循方便利用,、安全保管,、有利發(fā)展原則，為中心提供專用的,、符合檔案管理要求的檔案工作用房,。做到辦公、閱覽,、庫房三分開,。庫房內應有防盜、防火,、防潮,、防塵、防蟲,、防鼠,、防高溫、防強光等設施,。

第十四條  學校要有計劃地為中心配置必要的存儲和利用設備,，實現檔案管理的現代化。

第五章  檔案保密

第十五條  為確保檔案中國家秘密的安全,，根據國家《保密法》和《檔案法》及有關法規(guī),，特作如下規(guī)定：

（一）檔案工作人員應嚴守黨和國家秘密，認真執(zhí)行國家《保密法》及法規(guī)和學院保密制度,。

（二）檔案工作人員不得擅自復印,、摘抄或傳播具有內部性質和密級以上的檔案材料或內容。

(三)對不歸檔的密級文件（絕密,、機密,、秘密）材料和經檔案鑒定領導小組鑒定,、需要銷毀的密級檔案材料，必須登記造冊,，經主管檔案工作的校領導批準后,，由檔案部門二名中共黨員共同負責監(jiān)銷。

(四)尚未整理裝訂的密級檔案材料,，不得隨意堆放,，必須置放于檔案柜內上鎖妥善保管。

(五)嚴格執(zhí)行檔案材料的接收,、整理、保管和提供利用制度,，認真履行核對,、簽字、登記,、注銷等手續(xù),。經管密級檔案的人員，調動工作時,，應向接替人員按程序辦理移交手續(xù),；簽訂涉密人員離崗保密承諾書，明確脫密期限,。

(六)涉密檔案庫房重地,，非經管人員一律不得入內。

(七) 查閱屬“密級”或“內部資料”檔案材料,，查閱者必須是上述檔案的可閱范圍人員,，并經中心主任同意；必要時報請黨辦,、校辦主任審批后方可查閱,。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準,。密級檔案材料只限于在檔案閱覽室內查閱,，并限定性地查閱申請中提及的內容，不得帶出中心,。

(八)因工作需要查閱紀檢信訪投拆件,，須經紀委辦公室負責人審批、中心主任同意后方可查閱,。

(九) 按照保密工作相關規(guī)定,，密級檔案材料不外借，不復印,，不摘抄,。

第六章  文件材料的交接和歸檔工作

第十六條  建立健全檔案材料的形成,、積累、整理,、定期歸檔和移交制度,，確保各類檔案材料歸檔完整、準確,、系統(tǒng),。

第十七條  學校各部門應做到各項工作與檔案工作實行“三納入”和“四同步”管理（見本文第一章第三條），并納入各部門管理人員的職責范圍內,?？蒲谐晒⒒üこ毯途?、稀缺,、貴重設備開箱等項目進行鑒定、驗收時,，必須有中心或由中心委托有關部門兼職檔案員（或指定人員）參加,，對照歸檔材料進行審查驗收，簽署意見,。沒有完整,、準確、系統(tǒng)的文件材料的項目,，不予驗收,，不予上報成果，不予評獎,。

第十八條  歸檔的文件材料應紙質優(yōu)良,，規(guī)格標準，書寫工整,，使用碳素墨水書寫或電腦（激光）打印,，照片、錄像帶,、錄音帶等特殊載體檔案,，應具備圖像、聲像清晰,，符合有關規(guī)范標準的要求,。

第十九條  凡由學校各部門與其他單位分工協作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案,，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外,，應將復制件交主辦單位保存。

第二十條  個人在其從事教學、科研,、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料,，必須按統(tǒng)一的移交時間移交給本單位兼職檔案員并由其轉交給中心，集中管理,，任何個人不得據為已有或者拒絕歸檔,。對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料，中心可通過征集,、代管等形式進行管理,。

第二十一條  中心要注意向境內外征集與學校有關的有保存價值的各種檔案、資料,。

第二十二條  對校內調動的人員,，原所在部門有責任督促其必須辦理文件移交手續(xù)后方可離開原崗位。對調出以及離,、退休人員,，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案,，沒有中心簽字,，人事部門不予辦理調離手續(xù),。長期出國人員在出國前應及時向中心清退檔案材料,。

第二十三條  各歸檔部門應在次年3月份前把上一年度應歸檔的文件材料移交給中心，移交時必須履行交接手續(xù),，填寫好交接清冊,，一式二份，寫明文件材料標題,、頁數,、數量和移交時間，交接雙方要簽名或蓋章,。

第七章  檔案的管理

第二十四條  檔案的保管和保護

（一）學校各類檔案都是學校的重要財富,，由中心集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人都不得將檔案據為私有,。全體師生員工都有保護檔案的義務,。

（二）中心應不斷研究和改進檔案的保護條件，對已破損,、蟲蛀,、霉爛和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制,，學校要為檔案保護提供必要條件,。

第二十五條  檔案的鑒定與銷毀

中心根據《佛山科學技術學院各類檔案歸檔范圍和保管期限表》的要求，對檔案進行鑒定。具體規(guī)定如下：

一,、學校各類檔案按其價值,，參照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《高校檔案保管期限表》的規(guī)定，本校的“黨群（DQ）,、行政（XZ）,、學生（XS）、教學（JX）,、出版（CB）,、外事（WS）、聲像（SX）,、已故人員（YG）及科研（KY11）,、基本建設（JJ11）、招投標（ZTB）,、產品生產（CP11）,、儀器設備（SB11）、財會（CK11）,、名人(人物)（MR/RW）的綜合類的檔案保管期限規(guī)定為永久,、定期兩類。永久為無限期保存,；定期分為：30年,、10年?？蒲校?span>KY12）,、基本建設（JJ12）、產品生產（CP12）,、儀器設備（SB12）,、實物檔案（SW）檔案保管期限規(guī)定為永久、長期,、短期三種,。長期為16—50年；短期為1—15年,。財會檔案（CK12-15）保管期限分為永久,、定期二類。定期為5年,、15年,、25年三種。

（一）永久：凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的,，對學校和社會需要長遠利用的檔案,，列為永久保管,。

（二）長期或30年：凡在相當長的時間內，學校需要查考利用的檔案,，列為長期或30年保管,。它包括學校產生形成的和上級領導部門及有關部門所發(fā)的與學校工作有關的比較重要的文件材料。

（三）短期或10年：凡在短期內學校需要查考利用的檔案,，列為短期或10年保管,。

二、在分管校領導的直接領導下,，由中心以及有關的職能部門分管檔案工作的負責人組成鑒定小組,，采用直接鑒定的方法，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎,，按照分工,，個人初鑒，集體審查,，負責對保管期限已滿或已到達開放期限的檔案進行鑒定,，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊后經分管校領導批準后,，予以存毀,。

三、需要銷毀的檔案,，必須編制清單,，報主管檔案工作的學校領導批準后，方可銷毀,。未經鑒定和批準,，任何單位或個人不得銷毀任何檔案,。

四,、銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字,。

第二十六條  檔案的統(tǒng)計

（一）中心應在每年終對檔案的收入,、移出、庫存量,、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計,。

（二）依照有關規(guī)定和要求，向上級檔案局報送學校檔案工作基本情況統(tǒng)計報表,。

第八章  檔案的開放與利用

第二十七條  中心設立供查閱檔案資料的閱覽室,，主動提供利用，充分發(fā)揮檔案的社會效益和經濟效益,。中心遵循保管和利用的原則,，對檔案進行科學的分類、排架，編制必要的檢索工具,。檔案利用工作由中心負責,，任何部門或個人無權公布檔案。屬下列情況之一者,，不對外公布：涉及國家秘密的,、涉及專利或者技術秘密的、涉及個人隱私的,、檔案形成單位規(guī)定限制利用的,。檔案利用必須遵循下列規(guī)定：

（一）學校各部門工作人員，因工作需要,，可查閱有關檔案資料,。外單位有關人員，利用學校檔案材料,，須持單位介紹信（含查閱原因和內容）和本人工作證或本人身份證,；利用學籍檔案，還須持本人畢業(yè)證書或身份證,。

（二）凡利用庫藏檔案,，按規(guī)定填寫《檔案借閱登記簿》，利用結束后,，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》,。

（三）對查閱的檔案，應嚴格保管,，不得在文件,、資料上打圈劃道，不得拆卸及損壞,。

（四）對查閱的檔案應嚴格保密,，不得將檔案材料帶離辦公室，或給無關人員翻閱,。未經允許不準私自抄錄和復制,。

（五）借閱檔案，須出示有效證件并辦理借閱手續(xù),。學校檔案原則上不能外借,，特殊情況下只借復制件；外借原件（包括建筑圖紙,、個人房產資料等）須辦理如下手續(xù)：查閱人提供部門負責人簽名的申請,，經中心主任簽名同意后提供，有必要時須經該申請部門的分管校領導簽名審批,；如涉及到學校的國有土地使用證和房地產權證原件借出時,，須經校長簽名審批,，并嚴格限制原件的歸還時間。

借閱校黨委會記錄必須經學校黨委主要領導或黨辦負責人同意,；借閱校領導辦公會議記錄,，必須經學校行政主要領導或校辦負責人同意。

（六）密級檔案材料的利用參照第五章第(七),、(八)條,。

（七）凡需出版或公布檔案文件材料的，要經主管檔案工作的校領導批準,。

（八）凡違反借閱規(guī)定造成損失者,，按《中華人民共和國檔案法》和《關于實施<廣東省檔案違法行為處罰辦法>的通知》處理。

（九）中心工作人員要熟悉庫藏,，主動提供利用,，充分發(fā)揮檔案的效益。

（十）中心應有檢索工具和復制設備,，為利用提供方便,。

第二十八條  檔案的編研和學術研究

（一）中心應加強編研工作，對檔案資料進行研究整理,、編輯出版,。參加學校信息網絡整體化建設和校內外編史修志，編寫或配合有關部門編寫重要參考資料,。

（二）編研的重要參考資料包括學校年鑒,、沿革表，歷任校領導職務名稱及任免,，學校各種基礎數據匯編,、重要專題檔案匯編、重要會議簡介等,。

（三）中心對編纂的各種匯編要注意把關,，保證質量。必要時請有關部門或分管校領導審查,。

（四）中心應認真組織本單位學術理論研究,，參加本系統(tǒng),、本地區(qū)的檔案協作活動,，并起重要作用。

第九章  檔案庫房管理

第二十九條  中心庫房應有嚴格的管理制度,，遵循方便利用,、安全保管、有利發(fā)展原則,，學校為中心提供專用的,、符合檔案管理要求的檔案庫房,；要有安全保密制度，定期進行安全檢查,，遇有特殊情況,，應立即向學校主管領導報告，及時處理,，消除安全隱患,。

（一）檔案庫房的地點條件

1.檔案庫房宜設在樓房的中層（非地下或最高層）；

2.檔案庫房必須有鐵閘,、堅固的門窗（要有防盜網）,、鐵箱或鐵柜，檔案裝具符合國家有關標準,；

3.檔案庫房應有較好的“八防”條件,。

（二）檔案庫房的標準

1.檔案庫房應與辦公、閱覽室隔開,；

2.檔案庫房的面積要求：現有檔案數量＋10年檔案入庫量－銷毀檔案數量,；

3.庫房柜架排列要求：檔案柜架與墻壁保持一定距離（柜背與墻壁不少于10cm，柜側不少于60cm）,，成行垂直于有窗的墻面擺設,，便于通風保溫，且能充分利用庫房面積,。

（三）庫房的日常管理

1.保持地面,、柜架、四壁和天花板的清潔衛(wèi)生,；

2.庫房的溫度控制在14℃—24℃,，相對濕度應控制在45—60％，設置溫濕度測量器和溫濕度控制設備（吸濕機和空調機）,。

3.定時測記庫房溫濕度,，每天進行1次登記，每年進行一次綜合分析,。

4.新接收的檔案要進行除塵等入庫處理,，每半年進行一次蟲霉檢查，發(fā)現蟲霉要及時處理,。

5.庫房內嚴禁明火裝置和存放易燃易爆物品,，注意消防器材和電器線路的檢查。

6.庫房不宜采用自然光源,，盡量避免太陽光,、燈光直射檔案。窗戶應是茶色玻璃,，也可用深色簾布遮光,，燈光宜采用白熾光,。

第十章  檔案員崗位責任

第三十條  中心工作人員職責：

（一）認真執(zhí)行國家和上級主管部門有關檔案工作的指示、決定,，認真執(zhí)行和大力宣傳《檔案法》,，努力提高廣大教職工的檔案意識。

（二）忠于職守,，努力學習檔案專業(yè)知識,，不斷提高專業(yè)技術水平和工作能力。

（三）督促和指導各職能部門按時做好文件材料的積累,、收集和移交工作,，努力完成收集任務，并在此基礎上,，依照《佛山科學技術學院檔案實體分類編號方法》歸檔,，保證案卷質量。

（四）熟悉庫藏檔案的成分與內容,，根據需要編制檔案檢索工具,，進行編研工作，積極主動提供檔案資料,，為學校各項工作服務,。

（五）根據上級主管部門頒發(fā)的各項規(guī)范，結合學校實際,，制定學校檔案管理工作的各項規(guī)定和制度,。

（六）積極搞好檔案庫房建設，做好“八防”工作,，維護檔案材料的安全,。

（七）嚴格執(zhí)行《保密法》，保守國家秘密,。

第三十一條  校屬各單位兼職檔案人員的職責：

（一）在本單位領導的支持和中心的指導下,，貫徹實施學校檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。

（二）做好本單位在各項工作活動中形成的各種載體形式的文件材料的收集,、整理工作,。

（三）在中心工作人員的指導下，做好本單位形成的檔案材料的歸檔工作,，并按時向中心移交,。

（四）負責對本單位保存的文件材料的保管和提供利用工作。

第十一章  檔案人員考核與獎懲

第三十二條  中心應建立檢查,、考核和評估制度,。

第三十三條  專兼職檔案人員的獎懲與年度考核掛鉤。

第三十四條  中心必須履行行政監(jiān)督職能,，對保護密級檔案安全有功者,、對在檔案工作中有突出成績者，提請學校給予表揚,、獎勵,；對損壞、偷竊,、擅自銷毀,、遺失檔案和泄密者，提請學校予以處理,；對于違反《檔案法》的行為,，由學校根據《檔案法實施辦法》的規(guī)定予以處罰。并報廣東省檔案局和省教育廳備案,。

第十二章  附則

第三十五條  本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行,，佛山科學技術學院檔案綜合管理辦法（佛科院辦〔1998〕28號）、佛山科學技術學院檔案工作保密實施細則（佛科院密字〔1998〕第4號）,、佛山科學技術學院檔案綜合管理辦法（佛科院檔〔2015〕3號）同時廢止,；在本辦法公布前學校其它各種規(guī)定與本辦法有矛盾的，以此辦法為準,。

佛山科學技術學院

2023年6月 27日