佛科院團委[2012] 3號

佛山科學技術(shù)學院團內(nèi)文件管理制度

文件,，是傳達貫徹上級指示精神,、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)或商洽工作的重要工具,，為進一步加強校團委對基層團工作的督促和指導(dǎo)，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，結(jié)合學校的實際情況,，特制訂本制度。

一,、發(fā)文的范圍

1,、文件內(nèi)容主要包括：校級函、電,、來文,，各學院上報下發(fā)的各種文件、資料,。各學生機構(gòu),、部門相關(guān)方函、電,、來文,。

2、下發(fā)文件主要用于：

(1)公布規(guī)章制度,；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的相關(guān)文件,；

(3)公布體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

(4)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報,；

(5)其他有關(guān)重大事項,；

二、發(fā)文程序規(guī)定

1,、草擬文稿必須從學校角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡練,、標點符號正確,、書寫工整。人,、地,、名稱、引文及時間要具體,、準確,。

2、各機構(gòu),、部門申請紅頭文原稿時,，必須先填寫公文簽批紙（見附件一），并按照公文簽批紙上所要求的各項內(nèi)容進行填寫,，然后將填寫好的公文簽批紙拿給分管老師審批,，最后將經(jīng)分管老師審批過的公文簽批紙拿回校團委辦公室,，由校團委辦公室進行登記編號并發(fā)放紅頭文原稿，由機構(gòu)自行打印,。

3、文件印好后,，由各自機構(gòu)秘書處自行下發(fā)文件,。各機構(gòu)發(fā)放各種紅頭文件時，必須多備三份,，兩份校團委書記辦公室,，一份交給校團委辦公室。

三,、文件的管理

1,、文件，實行統(tǒng)一管理,。文件的管理,，要做到規(guī)范、準確,、及時,、安全。

2,、紅頭文原稿的發(fā)放,、公文簽批紙的登記簽收和文件保管均由校團委辦公室負責。

3,、校團委辦公室要將各機構(gòu),、部門申請紅頭文原稿時所填寫的公文簽批紙用《紅頭文件登記本》進行登記簽收。

4,、校團委辦公室務(wù)必及時把各機構(gòu),、部門上交的備份紅頭文件分類按編號保管。

5,、為加速文件運轉(zhuǎn),，校團委辦公室應(yīng)在各機構(gòu)、部門申請紅頭文原稿當天將紅頭文原稿發(fā)送給各機構(gòu),、部門,，并負責督促各機構(gòu)、部門盡快發(fā)送和備份上交文件,，最遲不得超過兩天(特殊情況例外),。

6、校團委辦公室對文件負有催辦,、檢查,、督促的責任,。各機構(gòu)、部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,，如確系工作需要備查，應(yīng)征得校團委辦公室負責人同意后,，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失,。

7,、借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還,。任何人不得將文件帶走,，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

8,、各機構(gòu),、部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管,、保密,、催辦檢查工作。

四,、附則

本制度由校團委辦公室起草,，解釋權(quán)修訂權(quán)歸校團委辦公室，若與以往制度存在異議,，以本制度為準,，本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

 

 

 

 

 

 

 

 

共青團佛山科學技術(shù)學院委員會

                                             二0一二年三月三十日

主題詞：文件   管理    通知

                                                                                    

 

抄送：校學生會,，社團聯(lián)合會,，青年志愿者協(xié)會。

                                                                                      

                                                                          

 共青團佛山科學技術(shù)學院委員會                        2012年03月30日印發(fā)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一

中共佛山科學技術(shù)學院委員會公文簽批紙

文種：□通知  □請示  □報告  □規(guī)定  □辦法       □意見  □通報  □決定  □函  □其他
文件標題：   有關(guān)附件：
抄送部門： （上網(wǎng)：□是   □否;   印紙質(zhì)： □是   □否）
共打印     份（其中自存   份,，團委書記2份,、校團委辦公室1份）
擬稿部門：      擬稿人：        部門負責人審簽：
團委辦公室審核
團辦收文時間：   年  月  日  時		佛科院       [   ] 號
分管老師 簽名